賃貸借契約を結ぶときに必要書類を求められる理由とは？書類別に解説

アパートやマンションなどの賃貸物件を借りるときには、オーナーとの間で賃貸借契約を結ぶのが一般的です。
契約にあたって各種の書類の提出を求められますが、それぞれの書類が必要になる理由を理解しているでしょうか。
この記事では、賃貸借契約を結ぶときに求められる必要書類のうち印鑑証明書、住民票、収入証明書について解説するので、賃貸物件を契約予定の方はお役立てください。

賃貸借契約における必要書類：印鑑証明書

賃貸借契約を結ぶときの必要書類として印鑑証明書を求められますが、簡単に手に入るとは限らない点に注意しましょう。

印鑑証明書とは

印鑑証明書とは、正式名称を印鑑登録証明書と呼ぶもので、市区町村が発行する書類の1つです。
賃貸借契約や売買契約、不動産登記など、公の書類を作成するときに実印を用いるケースがあります。
住民登録している市区町村において実印を登録すると、市区町村は印鑑証明書により、登録している印鑑を証明する仕組みになっています。
契約にあたって使用される印鑑について、押印する者の実印に相違ないと明確にするのが印鑑証明書の提出を求める理由です。
なお、印鑑登録証明書は印鑑証明書のほかに印鑑証明とも呼ばれており、すべて同じ書類を指しています。

印鑑登録

印鑑証明書を交付してもらううえで、市区町村に対して実印を登録しなければなりません。
住民票を置いている市区町村の窓口へ実印を持参すると簡単に登録できますが、事務処理に数日かかる点に注意しましょう。
手続き終了後には、印鑑証明書を交付してもらう際に使用する印鑑登録証が発行されます。
印鑑登録書は印鑑証明カードとも呼ばれる大切なものであり、紛失しないよう気を付けてください。

印鑑証明書の交付

印鑑証明書は、マイナンバーカードか印鑑登録書を持参して市区町村の窓口に申請すると10分程度で発行されます。
ただし、身分証明証の提示を求められる可能性があり、自動車運転免許証なども持参するのが得策です。

連帯保証人

賃貸物件のオーナーは、見ず知らずの他人を信用して、賃貸借契約を結んだうえで大切な物件を貸し出します。
賃貸借契約において入居を認めると、賃貸人の立場は弱くなる傾向があり、オーナーは数多くのリスクを背負います。
たとえば、入居者が近隣トラブルを起こしたときにオーナー側が契約解除を求めても入居者は法で守られており、入居者側が応じない限り強制的に退室させられません。
また、入居者による家賃の滞納も発生しがちな問題の1つです。
入居審査においては、入居者が家賃を支払っていけるか能力の有無を確認しますが、何らかの事情によって滞納される可能性があります。
入居者が家賃を払えなくなったときに敷金で賄うとしても、敷金を家賃の2か月分程度に設定しているなど補えないケースが多くを占めます。
賃貸借契約の締結にあたって、入居者が家賃のほか退去時の原状回復費用を支払えなくなる事態に備えて、連帯保証人を設定するのが一般的です。
賃貸借契約の際に連帯保証人を設定するのは、家賃を回収することが大きな目的です。
したがって、連帯保証人に関しても支払い能力を確認するとともに、入居者の代わりに速やかに支払いに応じるよう明確に約束してもらう必要があります。

印鑑証明書が必要になる理由

賃貸借契約において、入居者が押印する印鑑は実印でなくても構わず、印鑑証明書を求められないのが一般的です。
連帯保証人は賃貸借契約を結ぶときに同席するのは稀であり、郵送などによって契約書や確約書に署名押印するケースが多くを占めます。
連帯保証人には、家賃のほか退去時の原状回復費用を入居者に代わって負担してもらうほか、トラブルが発生したときの対応などの際に責任を果たしてもらう必要があります。
連帯保証人に対しては、実印の押印によって責任の所在を明確にするとともに、実印を確認するうえで印鑑証明書を提出してもらうのが賃貸借契約を結ぶ際の流れです。
したがって、連帯保証人が印鑑登録をおこなっていないときには、急いで手続きしてもらわなければなりません。

賃貸借契約における必要書類～住民票

市区町村で交付される住民票を知らない方は珍しいでしょう。
賃貸借契約にあたって、不動産会社からマイナンバーカードや自動車運転免許証などを提示しても住民票を求められると、必要性に疑問を持つかもしれません。
ここでは、必要書類として住民票が求められる理由について解説します。

住民票の役割

自動車運転免許証は、住所を変更した際に警察署で手続きしない限り、住所地は変更になりません。
一方、住民票は引っ越しに伴って手続きするよう法律で定められており、通常は住民票の住所地が居住地になります。
引っ越ししてから14日以内に転出届や転入届などの手続きをおこなわないときには、処罰の対象になります。
賃貸借契約を結ぶときに限らず、住民票は個人の居住地を確認するうえで重要な役割を担う証明書の1つです。

住民票の交付

私たちが日常において住民票と呼ぶ書類は、正式には住民票の写しを指しています。
住民票には、世帯全員の情報を記載している謄本と本人の情報だけの抄本があり、賃貸借契約を結ぶときには抄本が必要になります。
住所地の市区町村窓口で申請すると、10分ほどで簡単に交付されるものです。
また、郵送でも請求できるとともに、住所地以外の市区町村窓口においても住民基本台帳ネットワークシステムにより取得できるのが一般的です。
ただし、本人確認書類の提示などを求められる可能性があり、自動車運転免許証などを持参すると良いでしょう。

住民票が必要になる理由

不動産会社では、賃貸借契約を結ぶときに、なりすましを見破らなければなりません。
身元確認するうえで、自動車運転免許証などだけでは不十分です。
したがって、身分証明証と住民票とを照合し、トラブルの回避に努めています。
また、住民票には希望によって、重要な個人情報の1つであるマイナンバーも記載できます。
しかし、不動産の契約ではマイナンバーの確認は必要ではありません。
そのため、提出にあたっては、マイナンバーを記載していないものを準備しましょう。
なお、3か月以内に発行された住民票が必要になる点に注意してください。

賃貸借契約における必要書類：収入証明書

オーナーは賃貸借契約にあたって、入居者が家賃を支払い続けていけるかチェックする必要があります。
また、万一に備えて、連帯保証人の責任能力についても確認しなければなりません。

収入証明書の種類

収入証明書とは、個人の所得を証明する書類の総称です。
オーナーは、入居者の適正を判断するうえで、入居者と連帯保証人に収入証明書を求めるのが一般的です。

勤務先から提供される書類

サラリーマンや公務員などは、勤め先から交付される源泉徴収票や給与支払証明書により所得を証明できます。
源泉徴収票は、年末調整の際に交付されるものであり、給与支払証明書は必要に応じて勤め先に発行を依頼してください。

市区町村役場で入手できる書類

所得証明書や課税証明書、所得・課税証明書などでも所得を証明でき、これらの書類は住所地の市区町村の窓口で交付してもらえます。
いずれも前年の所得を証明する書類であり、6月中旬頃までは申請しても発行されません。

自分で準備できる書類

自営業やフリーランスの方は、確定申告書の写しを収入証明書の代用とすることができます。
毎年3月15日頃までに、税務署に提出する確定申告書の写しを保管しておきましょう。
したがって、不動産会社にはその写しを提出すると良いでしょう。

まとめ

賃貸物件の貸し出しによって、オーナーは数多くのリスクを背負います。
入居にあたっては、トラブルを回避するよう広い視点で入居者を審査しなければなりません。
不動産会社から必要書類を求められたときには、スムーズに審査を進められるよう協力しましょう。